A comunicação digital e virtual no contexto interno das organizações
A internet tem modificado amplamente as relações humanas. As pessoas se comunicam em âmbito global por meio de diversas opções de sistemas digitais e virtuais. As relações estão se tornando cada vez mais virtuais, seja no trabalho, nos ambientes educacionais e na família. No campo da comunicação organizacional, o advento da internet tem transformado as relações das organizações com seus públicos, inclusive no contexto comunicacional entre organizações e seus colaboradores, a chamada comunicação interna. Neste âmbito, está muito presente a comunicação mediada por ferramentas digitais, entre pessoas em um mesmo espaço geográfico ou em unidades distantes.
A internet e as ferramentas de comunicação digitais são um caminho sem volta e certamente contribuem muito para a evolução global. Por isso, no campo de estudo da comunicação organizacional, há diversas pesquisas sendo realizadas para entender como a Internet e ferramentas digitais podem ser trabalhadas de forma a contribuir estrategicamente para as organizações. Mas considerando seu contexto interno ainda é necessária maior investigação sobre o tema. Neste sentido, o profissional de comunicação, especialmente os relações públicas, precisa se dedicar para entender e considerar as ferramentas digitais e virtuais para trabalhar a comunicação integrada das empresas.
A gestão da comunicação interna precisa considerar os canais digitais e virtuais utilizados pelos colaboradores e assumir seu papel fundamental de propiciar momentos oficiais de interação interpessoal entre a força de trabalho. Restrições em excesso para acesso à Internet ou resistência para a utilização dos canais de comunicação digitais destoam da dinâmica comunicacional atual. Porém, é fundamental considerar as ferramentas de comunicação digitais e virtuais no planejamento integrado de comunicação da organização, considerando o posicionamento de marca, as políticas internas, o sistema de gestão e o perfil do público. Os fluxos de comunicação formais precisam considerar tanto as ferramentas digitais e virtuais, os canais de comunicação tradicionais (jornal, mural, documentos de processos), quanto as formas de interação pessoal entre a força de trabalho como eventos de integração, campanhas que mobilizem equipes, ambientes que possibilitem o diálogo, sistemática de comunicação administrativa que considere reuniões presenciais, cursos, entre outras ações.
As ferramentas digitais e virtuais possuem características específicas em termos de formato, linguagem e interatividade, que precisam ser sempre considerados pela organização ao definir o conteúdo e temas de relacionamento nestes canais. Utilizar ferramentas de comunicação digitais e virtuais, veiculando conteúdos que impossibilitem a interatividade acaba subutilizando todo o potencial e finalidade dessa nova tendência comunicação.
Atualmente os funcionários e gestores se comunicam cada vez mais de forma virtualizada. Ferramentas que trazem praticidade, como correio eletrônico, sistemas de conversas instantâneas, intranet, fóruns internos, sistemas mobile, entre outras, acabam substituindo muitas vezes cada vez a comunicação face a face. Ao mesmo tempo é comum pessoas de uma mesma equipe, que trabalham em uma mesma sala, interagirem muito mais por e-mail do que pessoalmente. As relações humanas dentro das organizações tendem a se tornar mais frias e distantes, o que pode dificultar o relacionamento interpessoal entre colaboradores, entre líderes e liderados e até a sensibilização de equipe. Por outro lado, essas ferramentas facilitam muito o diálogo entre unidades de uma mesma organização que estão geograficamente distantes.
Sistemas de trabalho digitais e cada vez mais virtualizados podem facilitar ou dificultar a interação e o relacionamento interno em uma organização, de acordo com a abordagem e o posicionamento da empresa em relação à sua comunicação interna e administrativa. As ferramentas digitais e virtuais facilitam para a agilidade do fluxo comunicacional, bem como podem aproximar distâncias de unidades empresariais distintas. Porém, assim como outros canais de comunicação, ao mesmo tempo em que possuem interatividade, são também uma comunicação mediada, onde a rastreabilidade (por parte da empresa) e a interpretação pessoal (de quem lê) influenciam nos assuntos e na forma que estes serão abordados. A comunicação interna e administrativa abrange os fluxos formais e informais, sendo que a qualidade dos fluxos informais, que mesmo com muitos canais de comunicação sempre vai ocorrer, está diretamente relacionada à clareza e transparência de comunicação dos fluxos formais da organização.
Toda organização é formada e mantida por pessoas, que precisam se sentir integradas. Para facilitar essa integração, as empresas tem utilizado facilidades advindas das novas tecnologias da informação, por meio das mídias digitais e virtuais e ferramentas de comunicação digitais para agilizar a comunicação. Isso demonstra que é uma preocupação de mercado possibilitar a troca de informações entre os colaboradores e entre a empresa e os colaboradores. Ao mesmo tempo, a essência da comunicação face a face é estratégica para a gestão de pessoas e possibilita as pessoas se sentirem parte da organização. Por isso, é preciso estudar sobre como essas ferramentas virtuais e digitais podem ser trabalhadas na comunicação interna e como influenciam nas relações interpessoais nas organizações. É preciso analisar como essa nova realidade pode arrolar no engajamento e motivação dos funcionários de uma organização, já que o engajamento da força de trabalho é fundamental para o sucesso das organizações.
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